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北大汇丰商学院领导力研究中心杨思卓

致力于构建一流智慧蜕变平台、经验分享舞台、资源整合操场,以领导智慧培育新经济领袖

 
 
 

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著名管理学家,中国领导力学术带头人,北京大学汇丰商学院领导力研究中心执行主任。

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杨思卓:时间管理10项技巧  

2010-09-03 10:24:10|  分类: 思卓观察 |  标签: |举报 |字号 订阅

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时间是一类稀缺资源,这类资源的利用应该把握什么原则呢,如下表:

 

  1. 1级优先 重要且紧迫 最快完成
  2. 2级优先 重要不紧迫 尽快完成
  3. 3级优先 紧迫不重要 及时处理
  4. 4级优先 不紧迫不重要 暂不处理
  5. 5级优先 徒劳无效 不必处理

   除了掌握以上5个优先级别以外,高效率的时间管理有以下几个技巧:


  凡事充分准备  

  打仗,要打有准备的仗。备和不备,效率上见分晓。
  工作上做好充分准备,在工作具体实施之前,会有一定的预见性。每一步的落实,看得到前后几步的视野,直接进入工作核心,不会匆忙迎战。


  计划控制

  要想科学地运用时间,首先必须善于检查自己的时间使用状况。
  具体办法是在完成每件事后,立即记下所耗的时间,每天做一小结,连续记两周或一个月,然后进行一次总结分析,看看自己的时间究竟花在了什么地方,并从中找出浪费时间的原因。
  据专家研究证明,此法对于节省时间、提高效率有效。如果能抓住大量容易溜掉的时间,那么我们就能完成更多的工作。
  按照长远计划和阶段计划申请事务的重要程度,来安排一天工作,这种重要活动,一定要全力以赴,宁可舍弃诸多其他事务,即(舍小利就大利)。
  “当日事当日毕”,应成为管理者的行为准则。今天的事不要拖到明天,上午的事不要拖到下午,白天的事不要拖到晚上。工作一旦开始,就要环境保护地完成它,完成一项,接着再做一一项,这样会使你加快速度,并不断享受到完成任务的成就感。事实表明,精力可以在成功中更新,而在拖延之中却会衰竭。如果管理者在上班开始就白,毫无时间概念,那他绝不会成就令人瞩目的事业。


  保持必要的连续性

  据心理学家研究表明,人在专心工作或思考问题时,最好能够一气呵成,不要间断,否则注意力通常需要很长时间才能恢复。
  有人曾在上班时间对25位经理作过调查,发现大多数经理几乎无法持续工作一小时以上而不受干扰。所以,当需要集中精力,专心致志地思考重要问题或处理关键工作时,事先要估计到可能出现的干扰,预先安排出一段相对集中的时间以保证思路的连续性。


  利用最佳时机

  事实表明,善于抓住时机才是最大的节约,最高的效率。农民者勤奋务农时,才有丰收的希望,军队只有抓住战机,才有胜利的可能。办任何事情,都有一个最佳时机问题,抓住了这个时机,办事就省时省力,事半功倍;错过时机,将事倍功半。


  跳出拖延

  恶性循环也就是正确处理重要性与紧迫性的关系。
  我们知道,重要的事不一定都紧急,紧急的事也不一定都重要。如果总习惯于先办紧迫的事,就常常会耽搁重要的事。而且会经常处于紧急应付的状态之中。
  所以临高在一般情况下,就先考虑事情的轻重,然后再考虑事情的缓急,首先去办重要而又紧迫的事;其次才是重要的但不紧迫的事;再次是紧迫但不重要的事;最后是既不重要又不紧迫的事。
  这也符合领导时间的“二八律”,即重要的是少数次要的是多数。在管理中,领导工作效果的80%,往往集中在20%的重要事情上。
  所以,领导者要学会把有效时间的80%,集中在那些重要工作上,在此基础上兼顾其它。


  善于记录与整理

  当有好的创见、设想和观点时,应立即记录下来,以便需要时随时利用。开会、听汇报、谈话、讨论中的要点也要注意记录。有关事件、人名、数字以及要求、意见等,最好随时记在本子上,有个“备忘录”在手,可以提高你办事的效率。
   
 
  学会“暂停叫停”

  在做一件非常复杂的工作时,如果毫不间断地一直干下去,效率不一定很高。如果能在“百忙”中暂停一下,拿出点时间放松一回,然后冷静思索,暂时中断原来的思路,探索一下新的途径,常常会收到意想不到的效果。
  从生理角度上讲,用片刻休息(抽支烟、喝茶甚至伸个懒腰)把工作间隔开来,会缓解高度紧张的状态,恢复精力。
  因此,这也是在有限时间里提高工作效率的一个重要方法。工作狂毫无休止的工作只会导致低效率。休息是工作的投资,也是生活不可或缺的风景,只有具备良好的休息,才算是圆满的人生。


  不要和过去过不去

  问题:如果你不小心丢掉100块钱,只知道它好像丢在某个你走过的地方,你会花200块钱的车费去把那100块找回来吗?
  当遇到这个问题的时候,大家肯定会大笑那个这样干的家伙。可是生活中,我们看到,很多人往往纠缠于失败的过去,为一个不能挽回的结果,耗费时间、精力。
  要勇敢的和过去说再见。


  留有必要弹性

  进行时间配置时,一定要留出一定的机动时间,以应付计划之外的事。订计划并非越精细越好,如果将计划订成飞机时刻表那般紧凑,只会给你带来不便,一旦出现特殊情况,全盘计划都会被打乱。那将大大降低你的工作效率。


  不过分追求完美

  没有十分的必要,不要把时间放在追求完美之上,我们的时间总有一部分浪费在无谓的追求完美上,这种完美的追求多半基于心理需求,久而久之,也许会形成压抑神经病。
  这种症状在工作狂中出现率较高,即不到心满意足则不停,为求完美甚至放弃一切比之更重要的工作。 达到90分可能会用一周,但要达到95分会用一个月,达到100分,可能一年都不止。
  其实,真正的十全十美又何处寻找呢?即使你认为已经完美了,可换一个方位或角度看,你仍旧可以发现很多瑕疵。
  尤其在决策过程中,因为周围环境的风险性和多变性,更容不得决策人花大量的时间用于资料搜集或前后印证,否则机会转瞬即逝。应尽量早下决心,虽然风险极大,但利润的吸引也相对大得多。

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